أوامر التغيير في مشاريع المقاولات

أي تغيير عن ما تم الأتفاق عليه في العقد هو بمثابة (أمر تغيير) (Variation Order) والحقيقة انها مهما كنت دقيقا في (التخطيط) ألا انة من الصعب توقع تنفيذ مشروع ما بدون تعرضة للتغيير في مرحلة ما من مراحل المشروع.

أحد أهم التقارير التي صدرت في بريطانيا يشير إلي أنة في عام 1994 طالبت شركات المقاولات في أكثر من 83% من المشروعات بتمديد الوقت وهو أحد أهم الآثار لـ أوامر التغيير! وأكثر من 30% من المطالبات (Claims) كانت بهدف الحصول علي مقابل يصل إلي 60% من قيمة العقد الأصلي كنتيجة أيضا لأوامر التغيير!! هذا بالإضافة إلى أن أكثر من 50% من المطالبات كانت بهدف الحصول علي مقابل أضافي في حدود 30% من قيمة العقد الأصلي! وبعض المطالبات كانت بنسبة تصل إلي 100% من قيمة التعاقد الأصلية !!! .. و ليس بريطانيا فحسب فقد أظهرت دراسة ديكمان ونيلسون في أمريكا والتي تمت علي (أثنين وعشرين مشروعا للحكومة الاتحادية) وجد بها 427 مطالبة!!! منها 46% عن أخطاء في التصميم!! و45% لإسباب (أوامر التغيير) (VO) ! إذا وفقا لما سبق فيمكن الأقرار بأن (أوامر التغيير في عقود المقاولات) أصبحت عرفا مقبولا في المشروعات الكبيرة والمعقدة للوصول لنتائج مرضية للطرفين وهو مالن يحدث بدون اللجوء لهذه الأوامر تجنبا لإبرام عقد جديد.

الكثير من هذه التغييرات قد تنتج عن العديد من الأسباب منها علي سبيل المثال لا الحصر:

– التغيير في التصميم

– تعديل وتحسين جودة المواد

– ظروف الموقع غير المتوقعة

– التدفقات المالية (سواء لدي المالك أو المقاول)

هل تبحث عن؟

نظام إدارة شركة مقاولات

نظام إدارة المصانع

نظام إدارة شركة عقارات

نظام النقليات

نظام الأوقاف والجمعيات الخيرية

تصميم تطبيقات الهاتف

سلطة إصدار أمر التغيير

عليك إذا عند البدء في التخطيط لمشروع جديد الأعتراف بأنة في مرحلة ما من المشروع التغييرات ستكون مطلوبة ولكي نتفادي تجاوز القيمة أو تجاوز الوقت أو … الخ فعليك تصميم أجراءات تضمن بها تغطية التكاليف وتفادي الخلافات مع المالك ومع مقاولي الباطن لذا كخطوة أولي من المهم التعرف علي من سيكون لدية (سلطة أصدار هذه الأوامر) هذه نقطة مهمة للغاية حتى لا يحدث نزاع خاصة عندما تنفذ أمر تغييريا ثم يرفض المالك سداد المطالبات الأضافية نتيجة للتكاليف التي تطلبها تنفيذ التغيير.

في الأغلب فأن أوامر التغيير سوف تصدر من المهندس الاستشاري للمشروع أو قد يكون بناء على رغبة المالك ويعبر عنها الأستشاري و بعض الأحوال يطلب المقاول نفسه التغيير…في كل الأحوال عليك التحقق بداية من وجود شرط صريح في العقد يخول المهندس الأستشاري هذه الصلاحية فغالبا سيكون علي المهندس الاستشاري للمشروع دائما الموافقة علي أمر التغيير حتي ينتج آثارة القانونية لذا قد يكون من المهم للغاية الأطلاع علي نماذج العقود الموحدة كـ “الفيديك” ( تكتب ” FIDIC” وهو أختصار باللغة الفرنسية يعني الاتحاد الدولي للمهندسين الاستشاريين و”الفيديك” هو أحد المعايير الهامة ظهر كنتيجة للاتجاه الحديث في استخدام قوالب العقود القياسية ونتوقع بناء على المشاريع الناجحة حول العالم أنة غالبا سيكون مناسب لك مع بعض التعديل بأضافة الشروط الخاصة المناسبة لطبيعة المشروع (هناك بعض البنود غير الخاصة بالمشروع (التي لا ينبغي تعديلها) منها كمثال (دور وسلطة المهندس وهي الإشراف أو التفتيش على الأعمال وإصدارات الشهادات وتقييم الاختلافات والتقييم والاستجابة وتحديد مطالب الوقت والمال ومراقبة برنامج المقاول) أو مثال آخر (يتحمل المهندس المسؤولية عن الأخطاء في الرسومات والمواصفات الفنية أو متطلبات صاحب العمل … الخ).

وسوف تلاحظ أنة لا رغبة لدي الأستشاري بتوقيع عقد جديد أو بالتعديل علي العقد القائم لإن فكرة التعديل علي العقد تصطدم بمبدأ نسبية آثار العقد والتي تقتضي بعدم إمكانية تعديل العقد من قبل من هو ليس طرفا فيه ورغم ان الأستشاري يلعب دورا هاما إلا انة لا يحق لة التخفيف أو الإعفاء أو التعديل علي الالتزامات التي تضمنتها شروط العقد ويقتصر دوره فقط علي ممارسة الصلاحيات المحددة له في العقد وأصدار الاستشاري لـ (أوامر التغيير) لا يعتد بة كأنة تعديل علي العقد وأن كان بالفعل يقترب منة لذا يجب توقيعة علي كل أمر التغيير حتي وأن قام بأصدارة بنفسة ويجب الحرص علي حصولنا علي موافقة خطية من المالك علي أمر التغيير.

اوامر التغيير في مشاريع المقاولات

ويتطلب الأمر في نظام المنافسات والمشتريات الحكومية مراجعة المواد القانونية بحكمة وبتأني فكمثال لاحظ المادة التالية (“يجوز للجهة الحكومية زيادة التزامات المتعاقد ضمن نطاق العقد بما لا يتجاوز (10%) من القيمة الإجمالية للعقد، أو تخفيض هذه الالتزامات بما لا يتجاوز 20%”) … بينما نصت المادة (59) من اللائحة التنفيذية على أنه (“لا يجوز للمتعاقد تنفيذ أية أعمال أو خدمات غير مشمولة بكميات وبنود العقد، إلا بتعميد خطي بها، ولا يستحق المتعاقد قيمة الأعمال التي ينفذها بالمخالفة لذلك”.) من فضلك راجع النص جيدا مرة أخري وستفهم أهمية تصميم أجراءات تضمن بها تغطية التكاليف وتفادي الخلافات التي في النهاية سوف تؤثر علي ربح المشروع.

الفرق بين (الأعمال الأضافية) و (أوامر التغيير):

يعد أمر التغيير مفهوم أوسع نطاقا من الاعمال الاضافية حيث الأعمال الاضافية هي أضافة علي عمل قائم بينما أمر التغيير قد تكون أضافة مبني جديد أو الغاء مرحلة منة او هدم أجزاء. إذا كل عمل إضافي هو بالضرورة أمر تغيير ولكن ليس كل أمر تغيير هو عمل إضافي في كل الاحوال يمكن القول أن كل الاعمال أو التغيرات أو التعديلات التي يطلب تنفيذها والتي لم يرد بها نص صريح في العقد الأصلي هي أعمال أضافیة ولن تتحول إلي أمر تغيير إلا بأعتماد المالك أو الاستشاري لها.

لا يمكن أعتبار الزيادة في الكميات الفعلية للأعمال التي تم تنفيذها وفقا للتصميمات أعمال أضافية ولا تتطلب أصدار أوامر تغيير و تحدد عقود الـ “فیدیك” نسبة مئویة هي 10% لمقدار أو قیمة التغییرات التلقائية التي يمكن أن تتم بدون الحاجة لإصدار أمر تغيير (سوف تتم عادة علي أساس السعر الوارد في العقد وفقا للمخططات وجداول الكميات) بحيث لا يتطلب الأمر إعادة تقييم أو أصدار أمر تغيير بل تسعر وفقا لما ورد في العقد.

اوامر التغيير في مشاريع المقاولات

كيف تتم المحاسبة علي أمر التغيير:

هناك أكثر من طريقة ولتبسيط الأمر دعنا نقسم أية طلبات جديدة إلي :

القسم الأول: أعمال لم تدرج أصلا بالعقد وبالتالى فهى تسمى (أعمال مستجدة)

القسم الثاني: كميات لبنود اعمال مدرجة بالفعل بالعقد وتسمى (فروق كميات)

القسم الثالث: أعمال غير مدرجة بالعقد ولها مثيل (بمعني أنها غير مدرجة في مبني/قسم/طريق … ولها مثيل في العقد ضمن مبني/قسم/طريق … آخر ولذا تسمي (البنود المثيلة)

سيكون علينا تقییم الأوامر التغییریة لهدف الوصول إلي تقييم عادل للمقاول عن المبالغ التي سيتكبدها في مقابل تنفيذة للأوامر التغيرية وفقا للأسعار التي تتماشي مع ماذكر بالعقد هذا الحل قد يكون حل مثالي تجنبا لحدوث نزاع بين الأطراف المختلفة وقد تكلف لجنة (إدارة المخاطر) لتقدير قيمة أوامر التغيير للأعمال التي لا يجد الطرفان بنود مماثلة لها وقد يكون الحل في قياس كم سعر التنفيذ (بالمياومة) أو طرح الأمر علي مقاولين مماثلين لمعرفة سعر السوق.

بعض العقود القياسية تسمح بوضع شرط یمنح المقاول فرصة تحدید مبلغ ما محدد مسبقا كقیمة لھذه التغییرات بما في ذلك تكالیف التأخیر هذا يوفر للمالك فرصة قبل بدء العمل بقبول التكاليف التي قد يتحملها مقابل هذه التغيرات كما يضمن للمقاول الحصول على قيمة مقابل التكاليف التي سوف يتحملها مقابل تنفيذة لهذه التغبرات.

اوامر التغيير في مشاريع المقاولات

رفض أمر التغيير:

أطمئن سيكون لديك القدرة علي رفض أمر التغيير في حالات كثيرة منها علي سبيل المثال:

– يحق لك الرفض إذا كان الأمر التغييري صدر بهدف الغاء بعض الاعمال وتكليف مقاول آخر بها (لإن هذا يتعارض مع مبادئ حسن النية ويضر بمصالحك).

– يحق لك رفض أمر التغيير إذا صدر لتنفيذ أعمال متخصصة جدا لا تتوافق مع العقد.

– يحق لك رفض أمر التغيير إذا صدر في أعمال تم الانتهاء من تنفيذها بالفعل.

– يحق لك رفض التغيير إذا كان التغيير يتطلب توريد عمالة أضافية أو مواد لم تدرج بالعقد ويصعب توريدها ضمن الاطار الزمني للمشروع فيمكنك ببساطة رفض التغيير.

وبالطبع هناك حالات أخري لكن هذا كمثال فقط وبالقطع كل ما سبق يمكنك التغاضي عنة إذا كان هناك تعويض مناسب لك!.

نقاط حرجة :

قد يكون الأمر حرجا بناء علي طبيعة التغيير أوحجمة أو وقت الطلب لاحظ كمثال إذا كان التغيير في الخطة (داخلي) وهو لا يؤثر علي التكلفة ولا المواعيد النهائية للمشروع كأن تكون بحاجة لتقدم أو تأخير بند ما نتيجة لإلتزامك في مشروع آخر! هذا التغيير لابد أيضا من أعتمادة وتوثيقة لكنة لا يمثل نقطة ما حرجة لكن ماذا إذا إذا كان كل ما سبق لكنة في الشهر الأخير للمشروع؟ هنا الموقف تغير تماما لذا حاول دائما الأبتعاد تماما عن التغيير في الشهور الأخيرة للمشروع.

– ماذا إذا كان التغيير مطلوب من مقاول باطن؟ دقق جيدا فيما إذا كان هذا سوف يؤثر علي التكلفة النهائية للمشروع؟ وماذا عن الجدول الزمني؟ وهل سيؤثر هذا علي عمل مقاولين آخرين؟ وماذا عن المواد المطلوبة؟ وهل التغيير سيؤثر سواء أيجابي أو سلبي أم بدون سواء علي التكلفة أو التخزين … راجع كل هذا وقبل أبدء الموافقة ضع شرط واضح دائما وهو أنك بحاجة لمراجعة المالك والأستشاري قبل كل شئ.

ماذا إذا تعذر توريد المواد؟ بداية حاول دائما ألا يكون هناك توريدات كبيرة في الأشهر الأخيرة للمشروع وقد يكون من المفيد الشراء من أكثر من مورد حتي مع أختلاف بسيط مقبول في السعر بهدف ضمان توفر المواد

فإذا حدث فلا مفر من تسجيل طلب التغيير خاصة إذا كان هذا سوف يؤثر علي الجدول الزمني أو التكلفة للمشروع.

تسجيل التغيير وتوثيقة ستوفر لك ضمان لصحة أستلام وتسليم المهام المختلفة في المواعيد الجديدة وسيضمن لك عدم التكرار إذ سيولد النظام تنبية تلقائي علي هذه النقاط الحرجة.

(أمر التغيير) في المحترف لإدارة المقاولات:

نبع للبرمجيات تأسست سنة 2000 ونجحنا طوال كل هذه السنوات في العمل بشكل لصيق مع مع شركات المقاولات ولقد تمكنا من تطوير نظام المحترف لإدارة المقاولات ويوفر النظام سهولة تامة في الأستخدام ويمكن الوصول إلية من أي موقع داخل أو خارج الشركة أو حتي خارج الدولة (وفقا للصلاحيات) ويوفر للمستخدم أستخدام تطبيق الهاتف المحمول (Self Service ‘Mobile App’) لتنفيذ الكثير من المهام بما يضمن سهولة تامة في تسجيل ومتابعة كل أمر تغيير (Variation Order) دون الحاجة إلي بذل أي جهد يذكر أو الحاجة إلي الكثير من الخبرة أو التدريب.

يوفر النظام نماذج لـ (أوامر التغيير) توفر هذه النماذج فرصة لتسجيل لكل البيانات بشكل تفصيلي وفقا لطبيعة التغيير المطلوب بشكل يفرض رقابة صارمة علي صحة الادخالات ووفقا لرغبة مدير المشروع يمكن التحكم في تسجيل كافة المعلومات المهمة التي تتعلق بوصف الأعمال وما إذا كان هذا البند لة بنود مطابقة أو مشابة أو تتطلب أتفاق ما مسبق وما إذا كان هذا أضافة أو حذف لبند ما والتسعير المتوقع والتوقيت المطلوب للتنفيذ للبند مع الشرح التفصيلي لإسباب التغيير والتكاليف الاجمالية مع توضيح المدة المتوقعة للتنفيذ لكل الأعمال ومن ثم عرض تأثيرها علي تاريخ أستلام المشروع وتأثيرها علي الجدول الزمني بشكل تلقائي تماما (تأخير أو تقديم أو الغاء لبعض البنود … الخ) لكامل المشروع مع أمكانية أرفاق ملفات توضح تصور المهندس الاستشاري والمكتب الفني عن التعديل المقترح بشكل واضح.

ومن ثم يخضع (أمر التغيير) (OV) إلي الدورة مستدنية (Workflow) لنضمن حصول أمر التغيير علي قبول المهندس المختص لهذا المشروع من خلال مراجعتة للتصميم والملفات المرفقة أولا ومن ثم يقوم بأصدار (خطاب التعليمات) ثم الحصول علي تقرير المكتب الفني (تقييم التكلفة وأصدار تكلفة التغيير) ومن ثم الحصول علي كل الموافقات من المختصين (يمكن للاستشاري الأعتماد مباشرة عبر تطبيق الهاتف المحمول Mobile App) ومن ثم سيقوم النظام تلقائيا بأشعار الإدارة وأظهار أمر التغيير في (Dashboard) للمشروع.

وسيتم آليا حفظ نسخة مع كل المرفقات من أمر التغيير ضمن (الأرشيف) الخاص بالمشروع ومن ثم يسمح لمهندس الموقع بأصدار خطاب معتمد لمقاولي الباطن (إذا تطلب الأمر) مع أرفاق المواصفات والوثائق ومن ثم سيتم أخطار مهندس الكميات (QS) عبر تطبيق الهاتف (Mobile App) أو البريد بشكل تلقائي لمتابعة الأمر وإدارة التغيير … ومن ثم فلن يتطلب الأمر أكثر من نقرة زر لتسجيل (حصر الكميات) والذي سيولد تلقائيا المطالبات (Claims) لكل أمر تغيير بشكل منفرد بكل سهولة ( مع أمكانية أن يدرج ضمن المستخلصات إذا رغب المستخدم في هذا) ولا يتطلب الأمر في الختام أكثر من نقرة واحدة ليتم ترحيل كافة المطالبات إلي قسم الحسابات تلقائيا كل هذا بدون أي جهد يذكر!!.

اوامر التغيير في مشاريع المقاولات

وماذا إذا لم يتوفر لديك نظام لإدارة للمقاولات؟

إذا كان النظام لديك لا يدعم أوامر التغيير! أو لم يكن لديك نظام مخصص لشركات المقاولات!! فنعتقد انك بحاجة للتوقف قليلا ودراسة الأمر بجدية! لإن كثير من الجهد والمال علي المحك بل وماذا عن الوقت المبذول في التحقق من صحة البيانات وفي أخطار بقية الأقسام وبل في الحصول علي التواقيع لمختلف المعنيين قبل وبعد أعتماد التغيير كل هذا يمكن تجنبة في كل الأحوال ليس هذا محل النقاش هنا الان دعنا نضع نضع لك حل مناسب في ملخص ما سبق لكن كبداية تذكر الخطوة الأهم هي (التوثيق التفصيلي) بصيغة تعاقدية علي شكل (أمر تغيير) ولاحظ أن أمر التغيير يجب أن يشمل علي:-

– معلومات واضحة عن المشروع (مسمي المشروع/ العميل/ الموقع/…)

– سبب طلب التغيير (تعديل التصميم/ تغيير بعض المواد/ …)

– وصف كامل للتغيير (شرح تفصيلي عن كل بند/ الوقت المتوقع لكل للبند/…)

– شرح مفصل للتكاليف التي ترتبت علي أمر التغيير

– أثر هذا علي تاريخ أنجاز المشروع ككل

– أثر التغيير علي أية بنود أخري في المشروع (تقديم /تأخير /الغاء لبند…)

– توقيع كل الأطراف علي أمر التغيير (المالك / الأستشاري/ ….)

وعلينا الأحتفاظ بنسحة من كل أمر تغيير ضمن مستندات العقد من ثم متابعة تقديم مطالبة لكل أمر تغيير بشكل منفصل قدر الامكان (مع أمكانية أن يدرج ضمن المستخلصات لكننا ننصح بأن تكون المطالبات لكل أمر تغيير بشكل منفصل).

في الختام نأمل أن نكون قد نجحنا في تغطية هذا القسم الهام وحققنا لكم أضافة ما ورجاء لا تتردد في الأتصال بنا سواء للحصول علي أية مواد أو للتعرف علي منتجاتنا المختلفة أو لحضور الندوات.

نحن معك خطوة بخطوة

مهتم بالنظام؟

إذا كنت مهتم بشراء أحد النظم المقدمة من شركة نبع للبرمجيات أو لديك بعض الاستفسارات سجل اهتمامك بالنقر على الزر التالي وسوف نتواصل معك في أقرب وقت ممكن